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Was ist ein Gutschriftsverfahren?

photo young business woman working on a self-billing invoice

Die Definition der Gutschriftsverfahren.

Das Gutschriftsverfahren ist eine Methode der Rechnungsstellung, bei der der Käufer/Kunde eine Rechnung erstellt und an den Verkäufer schickt, und nicht umgekehrt.

Im Grunde ist das Gutschriftsverfahren eine Vereinbarung zwischen dem Lieferanten und seinem Kunden. Das Gutschriftsverfahren kommt in der Regel im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen vor und kann sowohl für Waren als auch für Dienstleistungen verwendet werden. Das Gutschriftsverfahren wird verwendet, wenn eine Kunden-Lieferanten-Beziehung besteht, bei der der Kunde die Dokumente anstelle des Lieferanten erstellt. Der Käufer erstellt die Rechnung auf der Grundlage der ihm vorliegenden Informationen über den Kauf. Zum Beispiel den Preis, das Datum, die Menge, usw.

Anschließend schickt er diese Rechnung an den Verkäufer. Sobald der Verkäufer die Rechnung erhalten und genehmigt hat, bezahlt der Käufer sie gemäß seinen üblichen Zahlungsbedingungen.

Die Vorteile der Gutschriftsverfahren

Das Gutschriftsverfahren bietet eine Reihe von Vorteilen, unter anderem:

  1. Zeitersparnis: Der Käufer muss nicht auf eine Rechnung des Verkäufers warten. In der Zwischenzeit muss der Verkäufer keine Rechnung erstellen und an den Käufer schicken. Das kann eine große Zeitersparnis bedeuten, vor allem, wenn Sie mit vielen Rechnungen zu tun haben. Zum Beispiel, wenn Sie auf mehreren globalen Märkten tätig sind oder für jeden Ihrer Kunden individuelle, verbrauchsabhängige Rechnungen erstellen.
  2. Geringere Kosten: Wenn Sie Rechnungen in Papierform verwenden, entfallen bei der Selbstfakturierung die Portokosten. Das liegt daran, dass der Käufer für den Versand der Rechnung an den Verkäufer verantwortlich ist. Unternehmen können auch Gebühren für verspätete Zahlungen vermeiden, da der Käufer die Rechnung wahrscheinlich früher bezahlt, als wenn er sie vom Verkäufer erhalten hätte.
  3. Weniger Fehler: Käufer sind in der Regel mit ihren eigenen Buchhaltungssystemen besser vertraut als Verkäufer. Daher kann das Gutschriftsverfahren auch dazu beitragen, Fehler bei Rechnungen zu vermeiden.
    Weniger Ressourcen: Das Gutschriftsverfahren kann auch Zeit und Geld sparen, indem es die Zahl der am Rechnungsstellungsprozess beteiligten Personen verringert. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise Rechnungen manuell ausstellt, brauchen Sie jemanden, der die Rechnungen erstellt, und eine weitere Person, die sie versendet. Bei der Selbstfakturierung können Ihre Kunden ihre eigenen Rechnungen erstellen und versenden, so dass Sie nicht so viele Mitarbeiter für die Rechnungsstellung benötigen.
  4. Besseres Cashflow-Management: Die Selbstfakturierung kann Unternehmen helfen, ihren Cashflow effektiver zu verwalten. Denn sie wissen im Voraus, wann sie Zahlungen erhalten werden.

Schritte zur Einrichtung des Gutschriftsverfahrens

Nachdem wir uns nun die Vorteile des Gutschriftsverfahrens angeschaut haben, wollen wir uns nun mit der Einrichtung einer Gutschriftskomponente für ein Debitorenbuchhaltungssystem befassen.

Legen Sie zunächst fest, wer die Rechnungen erstellen soll. In vielen Fällen vertrauen Unternehmen diese Aufgabe einer Software eines Drittanbieters an, die auf elektronische Rechnungsstellung und Debitorenmanagement spezialisiert ist. 

Informieren Sie dann Ihre Stakeholder über die Änderung. Teilen Sie ihnen mit, dass Sie auf das Gutschriftsverfahren umstellen werden, und erklären Sie, wie es funktionieren wird. Diese Mitteilung sollte von einer hochrangigen Führungskraft in Ihrem Unternehmen kommen, z. B. vom CEO oder CFO.

Der nächste Schritt besteht darin, Ihr Team im Umgang mit dem neuen System zu schulen. Auch wenn das Gutschriftsverfahren weitgehend automatisiert ist, werden dennoch einige manuelle Aufgaben anfallen – insbesondere bei der Eingabe von Daten in das System. Vergewissern Sie sich, dass jeder in Ihrem Team weiß, wie das neue System funktioniert und welche Aufgaben er hat, um die korrekten Aufzeichnungen zu führen.

Ein Beispiel für die Gutschriftsverfahren

Die neue Gutschriftsfunktion von Nitrobox ermöglicht es Unternehmen, Gutschriftspositionen zu erstellen, die in eine entsprechende Gutschriftsrechnung aufgenommen werden.

Stellen Sie sich vor, Sie haben ein bidirektionales Geschäft mit einem Lieferanten, bei dem Sie sich gegenseitig Dienstleistungen erbringen. Sie nehmen dessen Dienstleistung in Anspruch, aber er zahlt Ihnen Provisionen.

In diesem Beispiel können Sie eine Rechnung erstellen, um die von Ihnen erbrachten Leistungen in Rechnung zu stellen (Debitorenprozess), und eine Gutschriftrechnung, um die von Ihrem Lieferanten erbrachten Leistungen in Rechnung zu stellen (Kreditorenprozess).

Möchten Sie mehr über die Selbstfakturierungsfunktionen von Nitrobox erfahren? Dann kontaktieren Sie uns und sprechen Sie mit einem Mitglied unseres Teams. 

Updated on 4. Dezember 2023