Welche Billing-Lösung ist die richtige?
Das ist eine der zentralen Fragen, die sich aktuell in sehr vielen Unternehmen stellt. Die Digitalisierung hat längst alle Branchen und Industriezweige durchdrungen. Neue digitale Geschäftsmodelle kommen inzwischen nicht mehr nur von innovativen Startups, sondern zunehmend auch von etablierten Großunternehmen und Konzernen. Das bedeutet gleichzeitig, dass vorhandene Billing-Lösungen schnell an ihre Grenzen stoßen. Herkömmliche Softwarelösungen sind auf die heute immer komplexer werdenden Geschäftsprozesse nicht mehr ausgelegt. Spätestens bei den Themen Internationalisierung, Währung und Steuern kommt man an interne Systemanpassungen nicht mehr vorbei. Die Entscheidung, ob hierbei nun auf eine Cloud- oder On-Premise-Lösung gesetzt werden soll, ist sorgfältig abzuwägen.
Die grundlegendsten Unterschiede: Cloud vs. On-Promise
Cloud-basierte Software (SaaS) wird von einem Softwareanbieter auf externen Servern gehostet. Der Nutzer der Software (das Unternehmen) greift über einen Webbrowser auf die Software (SaaS) zu. Anschaffung von Hardware, Betrieb und Wartung liegen in der Zuständigkeit und Verantwortung des Serverbetreibers.
Bei On-Premise-Lösungen wird die Software vor Ort im eigenen Unternehmen lokal auf Servern gehostet. Diese Hardware ist Eigentum des Unternehmens und muss von Fachpersonal (intern oder extern) betreut und gewartet werden.
Schauen wir uns die relevantesten Aspekte einmal etwas genauer an:
Kosten
Ein wesentlicher Faktor sind die zu erwartenden Kosten für die Anschaffung und Wartung der Hardware und deren Aufrüstung, wenn das Unternehmen wächst. Außerdem werden Experten benötigt, die sich um die regelmäßige Wartung der Server kümmern. In der Regel muss hierfür – je nach Unternehmensgröße – ein spezialisierter Mitarbeiter eingestellt werden, der das System stets im Blick hat und bei Bedarf eingreift.
Bei cloud-basierten Abrechnungssystemen liegt diese Last komplett auf den Schultern des Anbieters. Wartung, Updates, Backups etc. sind in der Regel in der Nutzungsgebühr der Server enthalten. Kosten lassen sich kalkulieren, Ausfallrisiken durch entsprechende Service-Verträge absichern.
Flexibilität
Vor-Ort-Billing-Lösungen können die Bedürfnisse eines Unternehmens zum Zeitpunkt der Implementierung effektiv unterstützen. Wenn diese smart geplant sind, decken Sie auch einen mittelfristigen Blick in die Entwicklung der kommenden Monate ab. In den meisten Fällen können On-Premise-Lösungen jedoch nicht für kurzfristige Anpassungen ausgelegt sein. Jede Änderung erfordert zumindest kleine, wenn nicht in besonderen Fällen sogar erhebliche, Investitionen in die Abrechnungslösung. Änderungen an den On-Premise-Systemen sind häufig zeitaufwändig, wodurch die Einführung neuer Businessmodelle erheblich verzögert sein können. Somit laufen Unternehmer Gefahr, Chancen zu verpassen.
Cloud-basierte Systeme sind dafür ausgelegt, alle Dreh- und Angelpunkte eines Unternehmens flexibel und individuell zu unterstützen. Sie sind einfach zu konfigurieren und sind zudem von einer Vielzahl von Mitarbeitern in unterschiedlichen Abteilungen des Unternehmens steuerbar. Darüber hinaus, und das ist einer der wesentlichen Vorteile, sind sie agil genug, um neue Trends zu verfolgen und schnell auf Kundenbedürfnisse reagieren und damit neue Chancen auf dem Markt nutzen zu können. Neue Businessmodelle können schnell umgesetzt und risikoarm getestet werden.
Wachstum
Für Unternehmen ist Wachstum eines der wichtigsten Ziele. Insofern ist die Skalierbarkeit ein weiterer Vorteil einer nativen Cloud-basierten Lösung. Vor-Ort-Systeme erfordern häufig kostenintensive Eingriffe für Erweiterungen, wenn ein Geschäftsmodell skaliert, der Kundenstamm wächst oder die Umsätze steigern. Und: Sobald die Nachfrage wieder sinkt, muss dennoch für die vorhandenen, ungenutzten Kapazitäten gezahlt werden.
Cloud-basierte Systeme bieten eine hohe Elastizität, die es einfach macht, schnell zu reagieren und zu geringen Kosten die Kapazität je nach Nachfrage zu erweitern oder zu senken – bei gleichzeitiger Anpassung der laufenden Kosten. Das sind optimale Bedingungen für ein flexibles Unternehmenswachstum.
Diese Vorteile gewinnen an Bedeutung, wenn Unternehmen international wachsen wollen. Zwar können lokale Lösungen für die Verwaltung mehrerer Währungen, Steuern, Sprachen und Zahlungsmethoden entwickelt werden, doch die Skalierung auf neue Länder erfordert häufig das Hinzufügen von Servern in neuen Regionen. Bei Cloud-basierten Lösungen ist das Hinzufügen von Kapazitäten nahtlos möglich. Das macht es internationalen Unternehmen sehr leicht, die Komplexität von Währungen, Steuern, gesetzlichen Vorgaben, Sprachen und lokalisierten Zahlungsmethoden rund um den Globus zu verwalten und stetig anzupassen.
Integration
In Unternehmen sind in der Regel eine Vielzahl unterschiedlicher Systeme im Einsatz, um Prozesse zu automatisieren und reibungslose Kundenerfahrungen zu gewährleisten. Eine der größten Herausforderungen von IT-Experten ist es, dass sämtliche Systeme zuverlässig ineinandergreifen und fehlerfrei zusammenarbeiten. Allerdings tendieren On-Promise-Lösungen häufig dazu, dass Integrationen mit anderen Systemen problematisch sind, sobald sich diese nicht auf derselben Umgebung befinden. Wenn also plattformunabhängige Lösungen benötigt werden, müssen die Daten häufig manuell übertragen werden – eine weitere erhebliche Belastung für Zeit, Ressourcen und Budget.
Cloud-basierte Lösungen sind so konzipiert, dass sie mit anderen Systemen problemlos zusammenarbeiten können. CRM, ERP, CPQ und andere Systeme lassen sich mühelos integrieren und ermöglichen automatisierte Arbeitsabläufe und nahtlosen Datentransfer in Echtzeit zwischen den Plattformen.
Fazit
Cloudbasierte Abrechnungslösungen bieten eine größere Agilität und Flexibilität, wodurch Unternehmen in die Lage versetzt werden, Kundenanforderungen und -erwartungen schnell zu erfüllen und die gesetzten Wachstumsziele eines Unternehmens zu erreichen.
Die Cloud-basierte Finance Platform (SaaS) der Nitrobox unterstützt Großunternehmen bei der Automatisierung von Finanzprozessen, der Einführung neuer digitaler Geschäftsmodelle und ermöglicht ein schnelles, stets an die aktuelle Entwicklung des Unternehmens angepasstes, Wachstum.
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