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Wie Sie die beste Abrechnungssoftware für Ihr skalierendes Start-up auswählen

Ein Start-up in ein Scale-up zu verwandeln, ist eine aufregende Reise: Von der Gründeridee, der Umsetzung großer Zukunftsvisionen, über den Aufbau eines großartigen Teams bis hin zur Gestaltung einer einzigartigen Unternehmenskultur und Marke.

All dies sind entscheidende Aspekte des Unternehmensaufbaus. Parallel dazu sollte aber auch der Aufbau von Geschäftssystemen, die eine Skalierung und Verwirklichung der Vision erst ermöglichen, mit Priorität betrachtet werden.

Es liegt auf der Hand, dass sich Unternehmen nur dann finanziell über Wasser halten können, wenn deren Kunden ihre Rechnungen bezahlen. Dies erfordert allerdings eine Abrechnung, die für beide Seiten schnell, unkompliziert und korrekt ist und die die für Unternehmen lebensnotwendige Liquidität mit sich bringt. Dem entgegen steht die Realität aktueller Studien, die besagen, dass 82 % aller Start-ups an Cashflow-Problemen scheitern.

Und dies ist leider nicht das einzige Problem. Das durchschnittliche Kleinunternehmen verbringt 120 Arbeitstage pro Jahr mit Verwaltungsaufgaben und allein anderthalb Stunden pro Tag mit der Nachverfolgung unbezahlter Rechnungen. Das kann nicht wirtschaftlich sein. Umso wichtiger ist es, dass sich das Team mit Aufgaben beschäftigt, die das Unternehmen voranbringen, statt sich manuell durch endlose Rechnungsprozesse wühlen zu müssen.

Wenn Ihnen das bekannt vorkommt und Sie diese Art von Problemen kennen, dann ist es an der Zeit, sich Gedanken über die Einführung einer skalierbaren Abrechnungs- und Monetarisierungslösung für ihr skalierendes Start-up zu machen.

Doch worauf achtet man bei der Auswahl einer solchen Software? Was sind die wichtigsten Auswahlkriterien und Must-Haves für stark wachsende Unternehmen? Die folgenden sechs Punkte sollen Ihnen eine Hilfestellung geben, um die für Sie passende Abrechnungsplattform zu finden.

In sechs Schritten zur Auswahl der passenden Abrechnungssoftware für Ihr wachsendes Start-up

Die nachfolgende Checkliste soll Ihnen dabei helfen, in Frage kommende Anbieter von Abrechnungssystemen zu bewerten:

  1. Achten Sie auf Kompetenz, Vertrauenswürdigkeit, Erfahrungen, Referenzen und Social Proof

Bei der Recherche nach passenden Softwareanbietern von Abrechnungslösungen ist die Website der Unternehmen natürlich die erste Station. Welche Services werden angeboten? Ist das Angebot gut zu verstehen und was sind die USPs des Anbieters? Fühlen Sie sich gut abgeholt von den Inhalten? Kundenstimmen, Referenzen, Use-Cases und Success-Storys geben darüber hinaus Auskunft, für welche Branchen und Geschäftsfälle die Abrechnungssoftware bereits erfolgreich im Einsatz ist. Doch genauso wichtig ist es, sich auch über den Internetauftritt hinaus mit dem Anbieter auseinanderzusetzen.

Schauen Sie sich Erfahrungsberichte von Kunden auf vertrauenswürdigen Rating-Seiten wie Capterra  an und lesen Sie deren Bewertungen und Erfahrungen. Achten Sie dabei besonders auf Anbieter, die die maximale Sterneanzahl von ihren Kunden erhalten haben. So können Sie sicherstellen, dass die jeweilige Abrechnungsplattform die auf ihrer Website aufgeführten Leistungen auch zur Zufriedenheit ihrer Kunden erbringt.

  1. Behalten Sie die Ziele Ihres skalierenden Start-ups im Fokus

Jedes skalierende Start-up hat seinen ganz eigenen Business-Kontext, geplante Wachstumspfade, gesetzte Ziele und Zielkundengruppen. Daher ist es wichtig, dass Sie eine Abrechnungssoftware auswählen, die für Ihr individuelles Start-up passend ist. Seien Sie dabei egoistisch. Definieren Sie Ihre Anforderungen und Ziele, bevor Sie im nächsten Schritt rückwärts arbeiten, um festzulegen, welche Anwendungsfälle Ihnen helfen werden, diese Ziele zu erreichen.

Dabei helfen können Übungen wie „Blue Sky Thinking“ oder „Wenn ich für einen Tag König/ Königin wäre“. Wie sähe Ihr Szenario aus, wenn alles zu 100 % perfekt und zu 100 % im Rahmen des Budgets abliefe und zu 100 % Ihren Erwartungen entspräche? Bevor Sie einschränkenden Faktoren in Betracht ziehen, überlegen Sie, was das absolut beste Ergebnis wäre, und arbeiten Sie dann rückwärts mit dem, was möglich ist.

So könnte zum Beispiel das Ergebnis Ihres „Blue Sky Thinking“ sein, dass Sie die folgenden Services für Ihre Finanzoperationen benötigen:

  • Subscription Management: Dieser Service ist ein Muss, da Abonnementmodellen angeboten werden sollen. Es sollen unbegrenzte Abonnementpläne und Bündelangebote von einer zentralen Plattform aus erstellt und wiederkehrende sowie nutzungsbasierte Produkte und Services angeboten werden. Die Verwaltung des Abonnentenlebenszyklus soll automatisiert werden, um unnötige manuelle Aufgaben zu minimieren.
  • Automatisierte Abrechnung: Durch die Automatisierung wiederkehrender Rechnungen soll die Rechnungsstellung schnell, zuverlässig und korrekt erfolgen. Intelligente Abrechnungslogiken sollen dabei unterstützen, die Abrechnung für jede Art von Geschäftsmodell zu automatisieren, flexible Abrechnungsregeln anzuwenden und korrekte Rechnungen mit minimalem Aufwand zu erstellen.
  • Zahlungsmanagement: Es soll ein kundenorientierter Ansatz für Zahlungen realisiert und Bezahlmethoden angeboten werden, die die Zielkundengruppen ansprechen und überzeugen. Dazu sollen einmalige Transaktionen genauso dazugehören wie automatisiert ausgelöste wiederkehrende Zahlungen. Auch die Integration führender Zahlungsanbieter (wie Stripe, Klarna oder PayPal) muss schnell und einfach möglich sein sowie die Automatisierung von Zahlungszuweisung und Zahlungsbuchung in großem Maße.
  • Debitorenmanagement: Debitoren sollen verwaltet, das Nebenbuch automatisiert und die Richtigkeit der erfassten Umsätze sichergestellt werden. Ein automatisch bereitgestellter Überblick über die damit verbundenen Buchhaltungsaufgaben muss gegeben sein.
  • Reporting und Analysen: Maßgeschneiderte, hochgradig konfigurierbare Dashboards sollen die Durchführung von Finanzanalysen in Echtzeit ermöglichen. So können datengestützte Entscheidungen dank zuverlässiger Nebenbuchberichte schnell und einfach getroffen werden.

Wenn Sie Ihre Anforderungen definiert haben, geht es im nächsten Schritt darum, diese mit den angebotenen Services abzugleichen. Werden die benötigten Funktionen angeboten? Welche Funktionsänderungen wären gegebenenfalls nötig, damit Sie reibungslos damit arbeiten könnten? Benötigen Sie weitere Informationen und Detailabklärungen? Scheuen Sie sich nicht, kritische Fragen zu stellen. Denn nur so werden Sie bestmögliche Ergebnisse für Ihre Suche erhalten.

  1. Entscheiden Sie sich für eine Abrechnungssoftware, die flexibel ist und sich an Ihre Branche und Use-Cases anpassen lässt

Einer der wichtigsten Wachstumstreiber bei skalierenden Start-ups ist die Geschwindigkeit, mit der Projekte abgeschlossen und Aufgaben schnell, fehlerfrei erledigt werden können. Dies kommt besonders bei elementaren Projekten wie dem Aufbau einer Monetarisierungs-Infrastruktur zum Tragen, die für die Skalierung von größter Bedeutung ist.

Übereilte Softwareimplementierungen in frühen Unternehmensphasen und dünne Personaldecken können schnell zu kritischen Engpässen führen. Um dies zu vermeiden, kann es sehr ratsam sein, sich einen Softwarepartner zu suchen, der selbst Erfahrung mit Skalierung hat und die damit verbundene Problematiken kennt. Solche Unternehmen verstehen Sie und Ihre Anforderungen an eine schnelle, zuverlässige, skalierbare Implementierung, bieten die dafür notwendige Flexibilität und können sich problemlos an Ihre individuellen Use-Cases anpassen.

Daher sollten Sie bei Ihrer Suche unbedingt prüfen, ob ein potenzieller Softwarepartner in der Lage ist, sein Angebot so zu gestalten, dass es Ihren Zielen entspricht, so dass Sie Ihre Produktivität steigern und internen Ressourcen freisetzen können. Es gibt nicht viele Anbieter, die flexibel und branchenübergreifend aufgestellt sind, die die benötigte Funktionalität bieten, eine schnelle Implementierung ermöglichen und den Fokus auf eine persönliche Zusammenarbeit legen. Punkte, die man bei großen ERP- und Finanzsoftwareanbietern so oft vermisst, die aktuell den Marktstandard dominieren. ABER es gibt sie.

  1. Prüfen Sie, welche Art von Customer Support nach dem Kauf angeboten wird

Die Unterschrift auf dem Papier ist immer nur der erste Schritt. Anbieter innovativer Abrechnungsplattformen wissen, dass die eigentliche Arbeit (und die gemeinsame Reise) erst beginnt, wenn ein Kunde an Bord gekommen ist.

Es gilt, die Software-Lösung in Zusammenarbeit mit dem Kunden zu implementieren, das Team im Umgang mit dem System zu schulen, einen zuverlässigen, erreichbaren Kundensupport zu leisten und stets ein offenes Ohr für Feedback und Vorschläge zu haben. So wird eine persönliche, langfristige Vertrauensbeziehung aufgebaut, die sicherstellt, dass die Softwarelösung den gewünschten Mehrwert für den Kunden bringt und auch gemeinsam Lösungen erarbeitet werden, wenn es Optimierungsbedarf gibt.

Es zahlt sich aus, sich auch mit kleineren, möglicherweise weniger bekannten Softwareanbietern intensiver auseinanderzusetzen. Als Kunde profitieren Sie von einer guten Erreichbarkeit und persönlichen Betreuung im Gegensatz zum Branchenriesen, der Kunden bei Anfragen häufig in einen automatischen, umständlichen Serviceprozess überführt oder seine outgesourceten Support-Center auf anderen Kontinenten hat, deren abweichende Zeitzonen dazu führen, dass Antworten nur sehr zeitverzögert ankommen.

  1. Achten Sie darauf, welche Möglichkeiten geboten werden, damit Sie Ihren Erfolg messen können

Start-ups und Scale-ups können nicht einfach Geld ausgeben, ohne einen ROI zu sehen – selbst, wenn diese gerade erst eine Finanzierungsrunde abgeschlossen haben. Daher ist es von großer Bedeutung, dass die zukünftige Abrechnungsplattform den für die Unternehmen so wichtigen Mehrwert klar und deutlich aufzeigt – von der Umsatzsteigerung des Unternehmens, über die Anzahl neu gewonnener Kunden und Abonnenten bis hin zur Reduzierung des DSO (Forderungslaufzeit). So haben Sie die wichtigsten Kennzahlen Ihres Unternehmens in Echtzeit und den ROI immer im Blick.

  1. Entscheiden Sie sich für einen Softwarepartner, der auch auf lange Sicht eine gute Wahl für Ihr Unternehmen ist

Dies im Vorfeld zu wissen, ist natürlich schwierig, da niemand in die Zukunft blicken kann. Wenn Sie jedoch die folgenden Punkte beachten, werden Sie ein Gefühl dafür entwickeln, ob ein Anbieter und seine Lösung langfristig gut zu Ihrem Unternehmen passen könnte.

Überprüfen Sie, wie flexibel und anpassungsfähig der Softwareanbieter ist. Denken Sie hierbei nicht nur an die Software selbst, sondern auch daran, wie das Unternehmen tickt. Wie ist das Team, mit dem Sie zusammenarbeiten? Wie ist die Unternehmensphilosophie? Was treibt das Unternehmen an? Wird Bereitschaft signalisiert, Ihren spezifischen Businesskontext und die Ziele Ihres Unternehmens zu berücksichtigen, um die Abrechnungsplattform daran anzupassen?

Wenn diese Fragen für Sie positiv beantwortet werden, zeigt Ihnen das, dass dem Softwareanbieter die Interessen seiner Kunden am Herzen liegen. Es wird keine unpersönliche, monolithische Gesamtlösung angeboten, sondern der Ansatz verfolgt, den Kunden mit einem individuellen und persönlichen Serviceangebot bestmöglich dabei zu unterstützen, maximale Erfolge zu erzielen.

Auch das Thema Transparenz sollten Sie abklopfen. Wie ist das Verhalten bei unerwarteten Systemausfällen? Kommuniziert das Unternehmen offen und ehrlich, was passiert ist oder versteckt es sich hinter Ausreden und entzieht es sich der Verantwortung? Selbst die größten Unternehmen bleiben gelegentlich hinter den Erwartungen ihrer Kunden zurück. Wenn sie jedoch in der Lage sind, ihre Fehler zuzugeben und sie in Zukunft zu beheben, trägt dies ganz wesentlich zum Aufbau einer langfristigen, vertrauensvollen Beziehung bei.

Umgekehrt führt ein häufiger Wechsel des Abrechnungsanbieters zu Instabilität, Verunsicherung und Unzufriedenheit – sowohl bei Ihren Mitarbeitern als auch bei Ihren Kunden.

Sind Sie bereit für den nächsten Schritt?

Nachdem Sie nun die sechs wichtigsten Punkte für die Auswahl einer passenden Abrechnungssoftware für skalierende Start-ups kennengelernt haben, ist es Zeit, über Ihre nächsten Schritte nachzudenken. Auch wenn Ihr Projekt noch Quartale entfernt sein sollte oder Sie erst dabei sind, eine Skalierung für Ihr Unternehmen zu planen, ist es ratsam, Ihre Optionen bereits jetzt prüfen.

Denken Sie daran, sich auf Anbieter zu fokussieren, die Sie und Ihre Bedürfnisse verstehen. Die Sie dabei unterstützen, die Zeit bis zur Markteinführung zu verkürzen, sich leicht in Ihre bestehende IT-Systemarchitektur integrieren lassen, mit Ihrem Unternehmen mitwachsen und bereit sind, für Sie flexibel zu sein – für eine langfristige, erfolgreiche Zusammenarbeit.

Unser Nitrobox Team ist für Sie da, wenn Sie bereit sind, loszulegen. Erfahren Sie hier mehr über die Vorteile unserer Nitrobox Abrechnungsplattform oder melden Sie sich direkt für eine kostenlose Testversion an.