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Gretchenfrage: Build versus Buy für Abrechnungssysteme

Build vs buy billing system blog image nitrobox

Wie sinnvoll ist es, ein Abrechnungssystem selbst zu entwickeln oder ist man mit dem Kauf einer externen Software-Lösung besser bedient?

 

Wenn sich ein Start-up zu einem wachstumsstarken Scale-up entwickelt, ist das eine aufregende Zeit mit einer Vielzahl von Themen, die auf das Unternehmen einprasseln. Von ehrgeizigen Zielen, über begeisterte Neukunden bis hin zu erhöhter Aufmerksamkeit von potenziellen Investoren.

Das ist genau der Moment, wo die Finanzabteilung und das operative Team einen kühlen Kopf bewahren muss und den Blick für das Wesentliche nicht verlieren darf. Denn während junge Start-ups an vielen Stellen mit einem „MacGyver-Prozess“ auskommen, müssen ambitionierte Scale-ups rechtzeitig eine Infrastruktur schaffen, die sie dabei unterstützt, ein echter Wachstumschampion zu werden.

Hierbei rückt vor allem das Thema Abrechnungssystem in den Fokus. Viele Startups arbeiten mit Abrechnungsprozessen, die in der Anfangsphase ausreichend gut funktionieren. Allerdings sind solche Systeme oftmals nicht für eine schnelle Expansion in verschiedene Märkte und Geschäftsmodelle gemacht und können vor allem schnell wachsenden Unternehmen große Steine in den Weg legen. Daher steht das Unternehmen früher oder später vor der wichtigen Entscheidung „Build versus Buy“. Will man eine neues Abrechnungssystem intern entwickeln oder eine fertige Softwarelösung von einem Technologieanbieter einsetzen?

Um zu dieser Fragestellung mehr Klarheit zu bekommen, ist es wichtig, die Vor- und Nachteile beider Ansätze zu kennen und die Aspekte herauszuarbeiten, die für die eigene Entscheidungsfindung wichtig sind.

Die unternehmensinterne Lösung: Abrechnungssoftware selbst entwickeln

Durch den ersten Erfolg des Unternehmens beflügelt, können Gründer in Versuchung geraten, ihre eigene Rechnungssoftware entwickeln zu wollen. Dieser Ansatz hat seine Vorteile, aber es gibt auch zahlreiche Nachteile zu beachten. In erster Linie wichtig ist, diese Überlegung im Team zu diskutieren und einen Fahrplan zu erstellen, der auf mehr als nur „Wir schaffen das“ basiert.

Your developers will certainly have their hands full if you decide to build a billing software from scratch. (Source: https://unsplash.com/photos/7wLQNYKL3Rw)

Die Vorteile einer selbstentwickelten Abrechnungssoftware für wachsende Start-ups

Wer seine eigene Abrechnungslösung entwickelt, hat die Möglichkeit, das neue System auf seine Unternehmensanforderungen maßzuschneidern. So entsteht eine vollständige Kontrolle über alle Funktionen. Die Software kann auf die Ziele des Unternehmens, deren Besonderheiten, übergreifende Strategie und spezifischen Kundenanforderungen an die Rechnungsstellung zugeschnitten werden.

Die Entwicklungsabteilung kann eine Lösung entwickeln, die sich nahtlos in die bestehende Technologie-Landschaft einfügt und gleichzeitig alle branchenspezifischen und gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Die Verantwortung für die Entwicklung liegt dabei vollständig im Unternehmen. Wenn Software-Funktionen erweitert werden sollen, ist man nicht auf die Unterstützung externer Dritte angewiesen.

Dies alles sind schlagkräftige Argumente, die für die Eigenentwicklung eines Abrechnungssystems sprechen.

Wer seine Abrechnungssoftware selbst entwickeln möchte, sollte sich mit diesen drei Schritten vorbereiten

Vor dem Start muss sichergestellt werden, dass man als Unternehmen bereit ist, ein solch ehrgeiziges Projekt wirklich in Angriff zu nehmen. Die drei folgenden Schritte sollen dabei helfen, den Weg für ein erfolgreiches Projekt zu ebnen.

1. Erstellung eines Anforderungsdokuments

Erstellen Sie in Zusammenarbeit mit allen Abteilungen ein Anforderungsdokument, das als Leitfaden für den Entwicklungsprozess dient. Das Dokument sollte folgende Punkte berücksichtigen:

  • Wie viele Kunden wird das Unternehmen voraussichtlich mittel- und langfristig haben
  • Welche Preise, Tarife und Geschäftsmodelle soll das System verarbeiten?
  • Müssen Möglichkeiten zur Vertragsgestaltung geschaffen werden (z.B. Einmalkauf, Abonnement- oder nutzungsbasierte Modelle)?
  • Welche Systemintegrationen werden benötigt (ERP, CRM, etc.)?
  • Ist eine automatisierte Preisgestaltung erforderlich (z.B. Integration mit einer CPQ)
  • Welche Sprachen und Währungen sollen über das System abgebildet werden?
  • Welche (länderspezifischen) Compliance-Anforderungen müssen berücksichtigt werden?
  • Welche Rechnungsvorlagen oder länderspezifischen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung gilt es zu erfüllen?
2. Ermittlung der erforderlichen Fachkenntnisse und Ressourcen

Anhand des Anforderungsdokuments können Sie herausarbeiten, welche internen Fachkenntnisse und Ressourcen Sie benötigen werden, um das Projekt erfolgreich zu verwirklichen. Zudem ist es sinnvoll, über die folgenden Fragen nachzudenken:

  • Müssen Sie ein eigenes Team bilden, das sich ausschließlich mit diesem Projekt befasst?
  • Sind interne Entwicklungs- und IT-Teams (in dem Maße) verfügbar?
  • Müssen externe Entwickler oder Experten hinzugezogen werden?
  • Welche zusätzlichen Fachkenntnisse werden benötigt?
  • Gibt es zusätzliche Fähigkeiten, die derzeit im Unternehmen noch fehlen (z. B. Know-how über Abrechnungssysteme)?
3. Zusätzliche Überlegungen auflisten

Überprüfen Sie abschließend Überlegungen, die den Entwicklungsprozess beeinflussen. Diese sollten die folgenden Bereiche enthalten:

Produkte und Dienstleistungen

Definieren Sie, ob Ihr System für die folgenden Abrechnungsarten geeignet sein muss:

    • Abrechnung von Einmalkäufen (transaktional)
    • Abrechnung von Abonnements (wiederkehrend)
    • Nutzungsabhängige Abrechnung (nach Verbrauch)
    • Hybride Preis- und Geschäftsmodelle (Mischmodell aus den zuvor genannten Punkten)
    • Variables Pricing (abhängig von Uhrzeit, Tag, Monat, Jahr, Land, Region, Status usw.)
Funktionalität

Berücksichtigen Sie, dass eine maßgeschneiderte Lösung flexibel anpassbar sein sollte. Entwerfen Sie keine starre Abrechnungssoftware, die nur für Ihre aktuellen Anforderungen geeignet ist. Schaffen Sie stattdessen eine flexible Lösung, die sich laufend anpassen lässt. Denken Sie daran: Sie müssen diese neuen Funktionen in Zukunft selbst entwickeln.

Technisches Know-how

Listen Sie die technischen Fähigkeiten auf, die Sie benötigen, und woher Sie diese beziehen werden. Dazu könnte z.B. ein Expertenteam von Entwicklern und Revenue-Management-Spezialisten gehören. Legen Sie im Anschluss fest, ob Sie bereits über die entsprechenden internen Fähigkeiten verfügen oder ob Sie diese extern beschaffen müssen.

Software-Betrieb, -Überwachung und -Support

Überlegen Sie, wie Sie eine langfristige Zusammenarbeit mit Ihrem Team sicherstellen können. Diese Art von Projekten stößt immer wieder auf unerwartete Hürden. Stellen Sie daher sicher, dass Sie auch von der Geschäftsführung unterstützt werden, bevor Sie beginnen. Es ist hilfreich, wenn Sie genau umreißen können, welche Ressourcen Sie benötigen werden, und einen Plan haben, wie Sie diese beschaffen. Außerdem sollten Sie sich Gedanken darüber machen, wie Sie die Anwender schulen können, sobald Sie die Lösung implementiert haben.

Die Nachteile einer selbstentwickelten Abrechnungssoftware für wachsende Start-ups

Be prepared to go back to the drawing board (perhaps multiple times) when developing your own software internally. (Source: https://unsplash.com/photos/wD1LRb9OeEo)

Trotz der potenziellen Vorteile gibt es wesentliche Nachteile bei der Entwicklung einer eigenen Abrechnungssoftware, die Unternehmen im Blick haben sollten. So kann beispielsweise die Entwicklungszeit mehrere Monate bis zu einigen Jahren betragen, was bedeutet, dass die Lösung noch eine Weile nicht einsatzbereit sein wird.

Diese Projekte bedürfen zudem einer sorgfältige Planung, um alle erforderlichen Anforderungen zu erfüllen. Dies allein ist unglaublich zeit- und ressourcenintensiv und betrifft eine Vielzahl von Abteilungen. Trotzdem besteht ein hohes Risiko, dass versehentlich wichtige Anforderung übersehen werden.

Hinzu kommt, dass die IT-Abteilung während des gesamten Entwicklungsprojekts stark belastet wird, was ihre Verfügbarkeit einschränkt, bei anderen Projekten zu unterstützen. Außerdem muss man damit rechnen, in einem bestimmten Stadium des Prozesses teures (aber elementar wichtiges) externes Fachwissen einkaufen zu müssen, um das Projekt zum Abschluss zu bringen. Dazu gehören nicht nur Entwickler, sondern beispielsweise auch Compliance-Spezialisten. 

Im schlimmsten Fall kann es sogar dazu kommen, dass Auditoren nach der Fertigstellung der Abrechnungslösung feststellen, dass diese nicht compliant ist, obwohl alles daran gesetzt wurde. Auch hier gibt es also ein zusätzliches Kostenrisiko.

Generell laufen vor allem junge Unternehmen Gefahr, dass die Kosten das ursprüngliche Budget deutlich übersteigen. Scale-ups, die ihre eigenen Abrechnungslösungen entwickeln, müssen eine ganze Reihe von Kosten einkalkulieren: Konzeption, Erstellung und Wartung der Software, Hosting (Datenbank und Server), Backups, Zeitaufwand für Datenmigrationen, Tests und Verifizierung, Inbetriebnahme, Schulungen, Compliance, Überwachung, Audits, Updates und Neuentwicklungen.

Die unternehmensexterne Lösung: Abrechnungssoftware eines Technologieanbieters einkaufen

Die Zusammenarbeit mit verschiedensten Scale-ups (von denen viele erfolglos versucht haben, ihre eigenen Entwicklungsprojekte durchzuführen) hat gezeigt, dass der Kauf von Abrechnungssoftware in den meisten Fällen die sicherere und erfolgreichere Option ist.

Die Vorteile eines extern eingekauften Abrechnungssystems für wachsende Start-ups

 

Der Kauf einer Abrechnungslösung „out of the box“ spart wachsenden Start-ups in der Regel viel Zeit, Geld und Nerven. So müssen weder interne Ressourcen noch Geld für die Planung oder Entwicklung aufgewendet werden. Außerdem erhält man als Unternehmen leicht Zugang zu externem und elementarem Fachwissen in den Bereichen Abrechnung, Buchhaltung und Rechnungsstellung.

Technologieanbieter wie Nitrobox stellen integrationsfähige Abrechnungssoftware her, entwickeln diese stetig weiter und halten auch den Implementierungsprozess so einfach wie möglich. Scale-ups können ihre neuen Geschäftsmodelle und Produkte somit in kürzester Zeit auf den Markt bringen, was zu einem schnellen ROI führt.

Zudem können sie die Erfahrung des Software-Anbieters für sich nutzen und sicherstellen, dass ihr System mit den neuesten Compliance-Anforderungen und Datensicherheitszertifizierungen (wie ISO 27001) übereinstimmt. Sie profitieren außerdem von den modularen Angeboten der Softwarehersteller und müssen nur für das bezahlen, was sie auch wirklich nutzen.

Wichtige Überlegungen zum Entscheidungsprozess eines Abrechnungssystems

Der Schlüssel zum Erfolg ist, dass Sie ein Abrechnungssystem auswählen, das nicht nur im Budget liegt, sondern Ihrem Scale-up durch den Einsatz sogar Kosteneinsparungen ermöglicht und schnell implementiert werden kann. Bei der Auswahl der Abrechnungssoftware sind auch die folgenden Aspekte ein guter Wegweiser:

Kompetenter Support

Verfügt der Technologieanbieter über fundierte Kenntnisse und Erfahrungen im Bereich Rechnungsstellung und Buchhaltung? Bietet er Ihnen laufende Unterstützung bei der Implementierung und Konfiguration?

Innovation und wettbewerbsfähige Lösung

Entscheiden Sie sich für eine Abrechnungslösung, die sich in hohem Maße an die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen lässt. Ideal ist die Zusammenarbeit mit einem Softwareanbieter, der Ihnen flexible Module und Funktionspakete bietet, die perfekt auf Ihr Unternehmen und Ihre Branche abgestimmt sind. Ein solches Unternehmen aktualisiert und erweitert seine Lösungen kontinuierlich. So stellen Sie sicher, dass Sie stets mit einer innovativen, hochmodernen Abrechnungssoftware arbeiten und somit einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil genießen.

Konnektivität

Die von Ihnen gewählte Abrechnungslösung sollte sich über API schnell und einfach in Ihre IT-Architektur integrieren lassen, z.B. in ERP- und CRM-Tools und PSPs. Sie sollte zudem in hohem Maße mit bestehenden Anwendungen und Geschäftsprozessen kompatibel sein.

Wichtige Fragen, die es vor dem Kauf eines externen Abrechnungssystems zu klären gilt

Vergewissern Sie sich vor dem Kauf, dass Ihre potenzielle neue Abrechnungssoftware all Ihre wesentlichen Anforderungen erfüllt. Alle Stakeholder sollten mit an Bord sein und sich vor dem Kauf die folgenden Fragen stellen:

  • Passt die Lösung zur eigenen Infrastruktur?
  • Wie kostspielig ist die Implementierung?
  • Können neue und auch komplexe Produkte und Dienstleistungen schnell an den Markt gebracht werden (d.h. ist ein schneller Go-to-Market möglich)?
  • Kann das System individuell für Ihr Geschäft konfiguriert werden (Produkte, Services, Tarife, Abonnements, Sprachen, Währungen etc.)?
  • Ist es möglich, Abrechnungszyklen individuell zu automatisieren, z.B. ereignis- und nutzungsabhängige Abrechnung?
  • Ist die automatisierte Preisgestaltung nach individuellen Vorgaben anpassbar?
  • Besteht die Möglichkeit, das Abrechnungssystem an die Geschäftsentwicklung anzupassen (z.B. modularer Ausbau)?
  • Unterstützt das System verschiedene Geschäfts- und Preismodelle?

Die Nachteile eines extern eingekauften Abrechnungssystems für wachsende Start-ups

Trotz der vielen Vorteile gibt es auch potenzielle Nachteile, die es zu berücksichtigen gilt, wenn man sich als Unternehmen für den Kauf einer externen Softwarelösung entscheidet. Dazu gehören ein geringeres Mitspracherecht bei der Produktentwicklung und der allgemeinen Funktionsplanung sowie ein Individualisierungsgrad, der möglicherweise nicht zu 100 % auf das eigene Unternehmen zugeschnitten ist.

Für die Implementierung gilt es, ausreichend Zeit, Geld und Teamressourcen einzuplanen sowie monatliche Fixkosten für Software, Wartung, Service und, je nach Geschäftsmodell, variable Transaktionskosten möglichst genau zu budgetieren. Wenn es darum geht, individuelle Funktionen oder Sonderanforderungen für das eigene Unternehmen durch den Anbieter entwickeln zu lassen, muss hier mit zusätzlichen Kosten gerechnet werden.

Das Beste aus beiden Welten vereint: Der smarte API-first Ansatz von Nitrobox

Build oder Buy? Software selbst entwickeln oder extern einkaufen? Beide Optionen haben überzeugende Vor- und Nachteile. Es ist jedoch auch möglich, das Beste aus beiden Welten zu kombinieren, denn mit der cloudbasierten Abrechnungsplattform von Nitrobox profitieren Unternehmen von den Vorteilen beider Ansätze.

Im Gegensatz zu anderen Lösungen auf dem Markt bietet die Abrechnungs- und Monetarisierungsplattform von Nitrobox mit ihrem smarten API-first Approach die Konfigurierbarkeit einer selbst entwickelten Lösung mit dem Plug-and-Play-Komfort eines externen Standardsystems. Dadurch erhalten wachsenden Start-ups eine enorme Flexibilität, die Nitrobox Abrechnungsplattform an ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen und das Leistungsspektrum entsprechend zu erweitern, wenn neue Anforderungen entstehen.

Mit Nitrobox verfügen Sie über eine umfassende, flexible und modulare cloud-basierte Plattform, die nahezu alle Anforderungen an die Rechnungsstellung erfüllen kann. Wir helfen Unternehmen in jeder Branche weltweit, Abrechnungsprozesse zu automatisieren und zu monetarisieren.

Die Nitrobox Platform ermöglicht Ihnen,

  • Ihre Abrechnungs- und Monetarisierungsstrategie je nach Branche oder Markt individuell abzubilden
  • die verschiedensten Preismodelle automatisiert abzurechnen: Abonnement, nutzungsbasiert, transaktional oder hybrid
  • Ein integriertes technisches Ecosystem zu nutzen, das über API in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integriert werden kann
  • Umfassende Daten im Überblick zu haben, um die globale Abrechnungsleistung in Echtzeit zu überwachen

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Nitrobox ein wichtiger Bestandteil Ihres neuen Abrechnungssystems werden kann, vereinbaren Sie eine persönliche Demo mit einem unserer Monetarisierungsexperten oder holen Sie sich die kostenlose 30-tägige Nitrobox Testversion und probieren Sie aus, wie einfach es ist, die Abrechnung komplexer Geschäftsmodelle mit Nitrobox zu automatisieren.