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Wie Sie internationale Compliance-Vorschriften für E-Invoicing mit Leichtigkeit einhalten

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Wie in unserem letzten Blog Post beschrieben, ist die internationale Expansion für Unternehmen ein spannender Schritt, der jedoch mit unzähligen Fragen und Problemen verbunden sein kann. Unternehmen können sich einerseits einem neuen Kundenstamm öffnen, müssen sich dabei aber an die Vorschriften und Regulationen anderer Länder halten.

Nachdem es im vorherigen Post um die wichtigsten Überlegungen zur Rechnungsstellung und Monetarisierung für Unternehmen ging, die ins Ausland expandieren möchten, nehmen wir in diesem Folgepost die Einhaltung internationaler Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) in den Fokus.

Compliance bei der Rechnungsstellung ist für Unternehmen von größter Bedeutung. Denn wenn Unternehmen nicht in der Lage sind, in großem Umfang konforme Rechnungen an ihre Kunden zu senden, verlieren sie nicht nur wertvolle Zeit und Energie, sondern auch Geld. Darüber hinaus drohen kostspielige Geldstrafen, die Unternehmen im schlimmsten Fall in ihrer Existenz bedrohen können.

Lassen Sie uns einen Blick auf die Herausforderungen werfen, mit denen Unternehmen bei der elektronischen Rechnungsstellung konfrontiert werden und wie sie mit einer führenden Monetarisierungssoftware ihren E-Invoicing-Prozess in großem Umfang automatisieren können – um Fehler zu vermeiden, den manuellen Aufwand zu verringern und die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.

Welche Probleme stellen sich für international tätige Unternehmen (oder Unternehmen, die eine internationale Expansion planen) bei der Rechnungsstellung?

Das Thema Steuern kann ziemlich anspruchsvoll sein – vor allem, wenn Unternehmen, die international tätig sein wollen, sich mit einer Vielzahl neuer Vorschriften auseinandersetzen müssen. Ob unterschiedliche Steuersätze, internationale Steuerregelungen, Fristen für die Ausstellung von Rechtsdokumenten oder Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung: Tatsächlich gibt es eine ganze Reihe potenzieller Stolpersteine bei der Rechnungsstellung, denen sich Unternehmen bei einer internationalen Expansion gegenübersehen. Lassen Sie uns zwei der häufigsten Hürden näher betrachten.

Unterschiedliche Steuersätze

Leider gelten in jedem Land andere Steuersätze und Vorschriften darüber, was und wie viel besteuert wird. So beträgt der Mehrwertsteuersatz in Deutschland 19 %, in Frankreich 20 % und in Italien 22 %1. Auf den Bermudas, in Kuwait und Katar gibt es gar keine Mehrwertsteuer oder Verkaufssteuer1. In Australien liegt die Mehrwertsteuer bei 10 %, in China bei 13 % und in Russland, dem Vereinigten Königreich und Armenien bei 20 %. Und obwohl die Eurozone eine gemeinsame Währung hat, gibt es keinen einheitlichen Steuersatz für alle.

Es wird sogar noch komplexer, denn Steuersätze können sogar von Bundesstaat zu Bundesstaat oder von Provinz zu Provinz variieren. So hat beispielsweise jeder US-Bundesstaat seine eigenen Steuervorschriften. Dies macht einige von ihnen für international expandierende Unternehmen besonders attraktiv. Delaware ist hierfür ein gutes Beispiel. Der Körperschaftssteuersatz für Unternehmen, die in Delaware tätig sind, beträgt lediglich 8,7 %2, während in Delaware registrierte Unternehmen, die nicht in diesem Bundesstaat tätig sind, keine Körperschaftssteuer zahlen3. Außerdem gibt es keine staatlichen oder lokalen Verkaufssteuern.

Doch damit nicht genug. Viele Länder haben auch ermäßigte Steuersätze, die für bestimmte Waren und Dienstleistungen gelten. Der ermäßigte Steuersatz von 7%4 gilt in Deutschland beispielsweise für Bücher, kulturelle Dienstleistungen und einige Lebensmittel, während Puerto Rico eine Umsatzsteuer von 4% speziell für Dienstleistungen zwischen Unternehmen erhebt.

Steuerregelungen sind unglaublich komplex – so viel ist klar. Daher ist es umso wichtiger, dass Unternehmen sich die nötige Zeit nehmen, um die internationale Steuervorschriften zu erfüllen, bevor sie expandieren. Noch besser ist es, wenn sie eine automatisierte Softwarelösung für die Rechnungsstellung einführen, mit der sich die neuesten Steuervorschriften für jeden Markt und jedes Land mühelos konfigurieren lassen.

Internationale Steuerregelungen

Einige Länder haben internationale Steuerregelungen eingeführt, um die Besteuerung über die Grenzen hinweg zu „erleichtern“. Doch paradoxerweise verkompliziert dies die Dinge noch mehr.

Nehmen wir den One Stop Shop (OSS) der Europäischen Unions5, der eingeführt wurde, um die Steuererklärungen für die in der Eurozone tätigen EU-Mitgliedstaaten zu vereinfachen. Das OSS verlangt von den Unternehmen, dass sie die Mehrwertsteuer nach dem Steuersatz des Mitgliedstaates abführen, in dem ihre Waren/ Dienstleistungen geliefert/ erbracht wurden.

Darüber hinaus bedeutet der Import One Stop Shop (IOSS)6, dass ausländische Unternehmen, die Waren an in der EU ansässige Verbraucher verkaufen, die Mehrwertsteuer von den Käufern bei der Zahlung einziehen können, bevor sie diese Mehrwertsteuer bei der Einreichung ihrer monatlichen IOSS-Erklärungen an die zuständige Behörde abführen.

Unternehmen müssen möglicherweise auch das Reverse-Charge-System7 berücksichtigen, eine Sonderregelung bei der Umsatzsteuer, bei der der Leistungsempfänger (Kunde) und nicht das leistende Unternehmer die Umsatzsteuer entrichten muss.

Die internationalen Steuersysteme sind nicht nur unendlich komplex, sondern sie verändern sich zudem auch laufend. Daher ist es essentiell wichtig, dass Unternehmen mit diesen Veränderungen Schritt halten können. Ansonsten besteht die Gefahr, dass sie bei Nichteinhaltung einen hohen Preis in Form von Geldstrafen zahlen müssen.

Unterschiedliche Aufbewahrungsfristen für Rechtsdokumente

Jedes Land hat seine eigenen Vorschriften darüber, wie lange Unternehmen ihre Rechnungen aufbewahren müssen. In Deutschland8 müssen Unternehmen beispielsweise ihre Rechnungsunterlagen zehn Jahre lang aufbewahren, im Vereinigten Königreich9 hingegen nur sechs Jahre.

Die ideale Lösung für Unternehmen ist die Einführung eines zentralen Systems, mit dem sie ihre Dokumente für alle Länder legal aufbewahren können. Mit Nitrobox können Benutzer beispielsweise rechtskonforme Dokumente für mehr als 70 Länder in einem zertifizierten digitalen Archiv speichern. Es bietet zertifizierte Unveränderbarkeit und webbasierten Zugang für Auditoren und Rechnungsprüfer und ist damit ideal für die langfristige Aufbewahrung von Rechnungen.

Übermittlung elektronischer Rechnungen an die Behörden

Für Unternehmen ist die Rechnungsstellung an ihre Kunden nur ein Teil des Gesamtprozesses. So haben Unternehmen auch elektronische Rechnungen an die zuständigen Steuerbehörden zu übermitteln. Doch wie wird dies in den verschiedenen Ländern gehandhabt?

Italien

Traditionell mussten Unternehmen die italienischen Steuergesetze nur dann einhalten, wenn sie eine Betriebsstätte in Italien hatten, z. B. ein Geschäft. Jüngste Gesetzesänderungen besagen10 jeoch, dass „eine Betriebsstätte im Falle einer erheblichen und kontinuierlichen wirtschaftlichen Präsenz auf dem Staatsgebiet als gegeben angesehen wird, auch wenn sie keine physische Präsenz im Lande hat“.

Mehrwertsteuerregistrierte Unternehmen mit einer Betriebsstätte müssen nun grenzüberschreitende Rechnungen über das Sistema di Interscambio (SdI) am Ort der Ausstellung einreichen. Dadurch wird sichergestellt, dass die italienischen Steuerbehörden die steuerpflichtigen Umsätze in Echtzeit überprüfen können. Wenn Unternehmen es versäumen, Rechnungen über das SdI-System einzureichen, müssen sie mit Geldbußen in Höhe von 90 bis 180 % der geschuldeten Mehrwertsteuer rechnen11.

Portugal

In Portugall12 müssen derzeit alle großen Unternehmen, die mit portugiesischen öffentlichen Einrichtungen (z. B. Regierungsorganisationen) Geschäfte machen, elektronische Rechnungen an eSPap, die für die Annahme elektronischer Rechnungen zuständige Stelle, übermitteln. Ab dem 31. Dezember 2022 werden jedoch auch Unternehmen aller Größenordnungen dazu verpflichtet sein. Die Rechnungen müssen den entsprechenden QR-Code enthalten und ab dem 31. Dezember 2022 auch eine digitale Signatur aufweisen, damit sie gültig sind.

Bei elektronischen B2B-Rechnungen müssen die Unternehmen das portugiesische Finanzamt vor dem Versand einer Rechnung benachrichtigen. Sie müssen die Rechnungsnummer, die Klassifizierung der Dokumentenart (gemäß der portugiesischen SAF-T-Codierung) und das Datum des Beginns der Ausstellung der ersten Rechnung in der Reihe angeben. Dann wird ihnen ein 8-stelliger Validierungscode für die Serie zugewiesen. Dieser eindeutige Dokumentencode (ATCUD) ist auf allen Rechnungen anzugeben, die die Unternehmen dann über eSPap einreichen müssen.

Deutschland

Deutschland schreibt bereits die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen und Behörden (B2G) vor. Die neue Koalition hat kürzlich angekündigt13, dass sie in naher Zukunft die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen (B2B) verbindlich einführen will. Die Regierung hofft, auf diese Weise den Mehrwertsteuerbetrug zu verringern und die Verwaltungseffizienz zu verbessern.

Das Vereinigte Königreich

Auch im Vereinigten Königreich müssen derzeit nur Unternehmen, die mit öffentlichen Einrichtungen zu tun haben, ein elektronisches Rechnungssystem verwenden. Allerdings sieht das Programm „Making Tax Digital“ (MTD)14 vor, dass Unternehmen ihre MwSt.-Aufzeichnungen in digitalen Archiven aufbewahren und sie online über das Regierungsportal einreichen müssen.

Frankreich

Wie Portugal, Deutschland und das Vereinigte Königreich schreibt auch Frankreich die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich über die Chorus-Pro-Plattform vor. Frankreich war sogar eines der ersten Länder, die das System bereits 2017 eingeführt haben. Die französische Regierung hat angekündigt15, dass sie die elektronische Rechnungsstellung für alle Unternehmen ab dem 1. Juli 2024 verbindlich einführen wird.

 

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Die Anforderungserfüllung an die elektronische Rechnungsstellung ist bereits im besten Fall kein Kinderspiel, und erst recht nicht, wenn Unternehmen es mit vernetzten globalen Märkten zu tun haben. Einzelunternehmer und Freiberufler kommen vielleicht noch mit manuellen Prozessen aus. Doch wenn Unternehmen Hunderte (oder Tausende) von monatlichen Rechnungen zu verschicken hat, ist dieser Ansatz nicht mehr tragbar.

Glücklicherweise können hier Monetarisierungssoftware-Lösungen wie Nitrobox helfen. Über die Nitrobox Platform lassen sich mit wenigen Klicks verschiedenste Steuersätze konfigurieren, skalierbare Rechnungsstellungsprozesse für internationale Steuersysteme implementieren und die gesamte elektronische Rechnungsstellung über eine Single-Source-of-Truth abwickeln.

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Sources:
1: https://www.globalvatcompliance.com/globalvatnews/world-countries-vat-rates-2020/
2: https://taxfoundation.org/location/delaware/
3: https://www.forbes.com/advisor/business/incorporating-in-delaware
4: https://wise.com/gb/vat/germany
5: https://vat-one-stop-shop.ec.europa.eu/index_en
6: https://osome.com/uk/blog/guide-to-vat-one-stop-shop-rules-for-e-commerce-in-eu/
7: https://www.avalara.com/vatlive/en/eu-vat-rules/eu-vat-returns/reverse-charge-on-eu-vat.html
8: https://www.meissner-meissner.de/content/e3/service/financial_accounting/retention_obligations_and_periods/index_eng.html
9: https://www.gov.uk/running-a-limited-company/company-and-accounting-records
10: https://uk.practicallaw.thomsonreuters.com/1-621-1289?transitionType=Default&contextData=(sc.Default)&firstPage=true
11: https://www.avalara.com/vatlive/en/country-guides/europe/italy/italy-sdi-real-time-e-invoices.html
12: https://edicomgroup.com/blog/portugal-electronic-tax-requirements-in-2022
13: https://www.taxathand.com/article/20520%2FGermany%2F2021%2FNew-government-publishes-draft-coalition-agreement-including-broad-tax-policy-goals
14: https://www.gov.uk/government/publications/making-tax-digital
15: https://www.ey.com/en_gl/tax-alerts/france-to-implement-new-vat-e-invoicing-requirements-from-1-july

Informationen auf dieser Seite sind allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung dar.

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